PROFILE プロフィール

いとや

いとや
広島で60年余りの歴史をもった老舗ユニフォーム専門店。
1,000アイテム以上の品揃えと、圧倒的な提案力で、貴社のイメージアップをお手伝いします。

Calendar

1234567
891011121314
15161718192021
22232425262728
293031
2018/07/12

ファイル管理の仕方


さて、ファイルはフォルダに分けてきちんと管理しましょう!
管理に際して、ファイルとフォルダの基本的な画面上での動き方をおさらい。

・エクスプローラーでは最初にフォルダが並び、その後ろにファイルが並びます。
 (並び替えたら逆になります。)
・並び替えは「ファイル名」「更新日時」「ファイルの種類」あたりで並び替える事が多くなります。

エクスプローラー

◆ファイル名の命名ルール

・ファイル名は一目で内容がわかるようにする。
・フォルダは分類。
・ファイル名の先頭に日付をいれて順番に並ぶようにする
・拡張子(「.jpg」のようなやつ)の前にバージョンナンバーを振っておく
・処理が済んだものは処理済みフォルダに移動させる

以上5つを細かく説明いたします。


◆ファイル名は一目で内容がわかるようにする。
当たり前のことですが、ファイル名を見て内容がある程度想像できなければ、
全部のファイルを開ける羽目になります。
「book1.xlsx」という、Excelで新規作成すると標準でつけられる名前のファイルばかりになると、
もはや何が何だかわかりません。
「他の人が見たときにもわかりやすい名前をつける」ことを心掛けましょう。

◆フォルダは分類
特定の内容をひとくくりとしてフォルダにまとめていくと便利です。
見積り>A社>7月15日提出.xlsx
この場合はファイル名だけでは内容は分かりにくいですが、
「見積りフォルダ内のA社フォルダ内の見積もりだから、A社に提出した見積もりだろう」
という事は多くの人が理解できるはずです。
コンピューター内の検索を掛けることを考えると、
それでもファイル名は内容がわかるように、
「7月15日A社見積もりxlsx」のように命名する方がよいかもしれません。
また、フォルダの階層があまり深くなると探し出すのが煩雑になるので、
ほどほどに探しやすい範囲で分類するようにした方がよいです。

◆ファイル名の先頭に日付をいれて順番に並ぶようにする
「180705A社お見積り.xlsx」というファイル名をつけることで、
自然と日付順にファイルが並びます。
日付は資料の提出日、作成日、使用日のいずれかになるかと思います。
例えば、「7月29日にプレゼンがある」資料の場合、
「180729A社プレゼン.pptx」というようなファイル名をつけるとファイルが管理しやすくなります。

◆拡張子(「.jpg」のようなやつ)の前にバージョンナンバーを振っておく
「180729プレゼンver1.pptx」というようなファイル名をつけます。
プレゼンテーション資料は事前に作成されるとは思いますが、
チェックをしてもらった際に修正になる事があります。
ファイル名をそのままにしておいても良いのですが、
修正したかどうかわからなくならないように「ver」をつけて修正します。
特に、配布してみてもらう時などは、
同じファイルを見ているかどうかはこの「ver」をつけておいた方が確認しやすいです。


◆処理が済んだものは処理済みフォルダに移動させる
提出が終ったり、プレゼンテーションが終った資料は「処理済みフォルダ」に入れましょう。
近年、記憶装置が大容量化しているので、よほどの事がない限り、資料で記憶容量がいっぱいになる事はありません。
写真や動画、音声などはさすがに容量が大きいのでそうしたものは注意が必要です。
作業している資料が置いてあるフォルダ階層に「処理済みフォルダ」を置いておくことで、
アクティブ(=作業中)の資料だけが残るようになります。

とはいえ、不要な資料はゴミ箱に捨ててしまった方が重要な資料を見つけるのは容易となります。
「今後使える資料か」という見極めは非常に難しいですが、
使い処のない資料は削除してしまった方が良いです。

ファイル名の規則付けは意外と盲点の様に思います。
こうしたルールを徹底する事で、自分以外の人が見てもどこに何があるかわかるようになります。



事務服はこちらにあります!
【 事務服@いとや 】はこちら>>








2018/07/05

Excelの使い方~その2~

Windows95が登場して以降、家庭にパソコンが爆発的に普及しました。
それ以来、ハードウエアもソフトウエアも進化を続けています。
近年ではAIスピーカーに代表される音声認識技術も非常に向上しています。
そんなコンピューターの世界、「得意」としている人でもわからないことはいっぱいあります。
そんな時は、「何がわからない」のかを整理し、検索すればたいていの事は解決できたり。
苦手意識を持たないことが一番重要なのです。

今回はExcelで「めんどくせぇ!」と思った時に使える小技をご紹介します。


★フリガナがめんどくさい!

Excelにはフリガナを記憶する機能があります。そのため、同じ漢字でも並び替えると違う場所に行ったりします。
Phonetic関数(=phonetic(【対象のセル】))を使う事で、フリガナをセルに表示する事ができます。
フリガナ

しかし、読み仮名が違う場合もあります。
「やまさき」と「やまざき」みたいな場合とか。
フリガナ修正
こちらからフリガナの編集ができます。
場合によっては関数を入れているところに直接正しい読み方を打ち込んだ方が早いような気もします。



★二つのセルの言葉をくっつけるのがめんどくさい!

名字と名前を分けたのはいいけれど、くっつけないといけない時、ありませんか?
そんな時に大活躍するのが、「&」です。
アンドの使い方
簡単に二つのセルに入っている単語がくっつきました。
同様の働きをするConcatenate関数というものがありますが、
打つ文字数が違いすぎるので、もっぱら「&」をおすすめします。

また、名字と名前の間に人ます入れたいとき、
一律で同じ敬称を付けるときなどには、
ダブルクォーテーション(”)で囲うことで、固定の文字列を追加する事もできます。
ダブルクォート



エクセルの関数は459種類ほどあると言われています。
その中からよく使う20個くらいの関数を覚えれば、
組み合わせで色々な事が出来るようになります。
まずは、「これめんどくさい!」と思う事から、
関数で処理をできないか調べるのが良いと思います。


さぁ、お仕事しましょう!
お仕事服なら【事務服@いとや】へ>>






2018/06/28

Excelの使い方~実務編 その1~

いよいよ7月になります。
朝晩はまだまだ過ごしやすいですが、
そろそろクーラーの出番も出てきそうですね。

今回はExcelの使い方~実務編~ということで、
ユニフォームの在庫の仕方を考えます。

★まずは支給(貸与)するアイテムとそのサイズを確認。
・ベスト(5~19号、別寸)
・スカート(SS~5L、別寸)
・ブラウス(5~19号、別寸)

★管理は個人管理!
誰に何を何枚渡したかを管理するには、
氏名と渡したアイテムとその枚数を記録しておく必要があります。


表の説明
・ID :
固有番号をつけます。主な使い道は、名前順で並べ方後、元に戻す時とかに使います。
本来の意味はデータごとに重複しない固有番号をつけて差別化するためですが、
わからなければ気にしなくてもよいです。

・部署、所属:
更に支社であったり、班であったり、会社によって異なりますが、
それぞれのユニットで一行を使用する事をおすすめします。
その方が「ソート」機能で絞り込みやすいので。

・個人情報と、アイテム情報は色分け
視覚的な見やすさも重要です。

★集計表をつくろう
上記の表を作成することで、
集計表も簡単に作成することが出来ます。

集計

・sumif関数(=sumif(【範囲】,【検索条件】,【合計の範囲】)
sumif関数は【範囲】内の【検索条件】に当てはまる【合計の範囲】内の数字を合計すると【答え】となる。
今回を題材に文字を置きかえると、
【ベストのサイズ】内の【11】号貸与【合計】は【0】枚です。
というような回答になります。

★サンプルはこちら>>

ここまでは序の口。
更に改良を加えるます。

お仕事服は当社におまかせください。
【事務服@いとや】はこちら>>



2018/06/26

Excelのメモ

Excelは関数を使いこなすと、各段に可能性が広がります。
実際どれくらい関数を使っているか書き出してみました。

sum(合計)
sumif(条件付き合計)
countif(条件付き数え)
if(条件分岐)
vlookup(条件検索)
&(くっつける)
now(現在時刻)
round(四捨五入)
roundup(切り上げ)
rounddown(切り捨て)


代替はVlookupをベースにデータベースまがいの使い方をする事が多いような。
先ず何から覚えたらよいかわからない方は、
上記の関数を覚えてみてください。


【事務服@いとや】もよろしくお願いします>>

2018/06/22

Excelの使い方 ~その1~

社会人として、PCスキルは必須!
というのももはや過去の話。
「アプリケーション」が「ソフト」、そして「アプリ」と呼ばれるようになり、
仕事環境にあわせたアプリを誰かが作成し、
簡単操作で出来てしまので、かつてほどのスキルは必要なくなったように思います。

今回はExcelについて(その1)
基礎の基礎から懇切丁寧な解説は専門のサイトにお任せするとして、
実務でよく使うテクニックについてご紹介します。

★エクセルの考え方
エクセルを使う際には計算プロセスがわかるようにすることが重要です。

 excelの考え方1
セルの中で〔=1*1〕 みたいにすれば、結果だけを表示できますが、
あえて過程を表示しておくことで、ミスをチェックしやすくなります。

また、1つの数字を変えることによって、
複数の答えを変えることが出来ます。
計算が複雑になるほど、セルの中に収めるのは面倒になりますので、
チェックができる必要があります。



★【 F2 】キー
Excelを使う上でこれを知ると知らないとでは雲泥の差なのが、【 F2 】キーです。
全てのファンクションキーの中で唯一叩かれ過ぎてテカテカしているキーです。
Excelではセルを選択した後、文字を入力すると上書きされてしまいます。
再登場
そこで、セルの選択後に【 F2 】キーを押すことで、
現在入力されている文字、式の続きを書き込むことが出来ます。
(セルをアクティブにする、と言います)
マウスでダブルクリックするのと同じ効果ですが、
うっかりエンターを押してしまった時などでも、
いちいちマウスに持ち帰る手間が減るので、作業の効率化が図れます。

★範囲選択とステータスバー
範囲を選択すると下のステータスバーに自動で「合計」や「データの個数」
やらが計算されます。
ちょっとした計算、カウントには非常に便利です。



★飛び石選択
ちょっと離れた場所も一発で色を変えたいときなどには、
【Ctrl】を押しながらクリックすると、複数のセルを選ぶことが出来ます。
飛び石選択



お仕事服なら
【事務服@いとや】へ>>






事務服ならココで決まり 事務服@いとや WEB SHOP
にほんブログ村 地域生活(街) 中国地方ブログへ
にほんブログ村
にほんブログ村 ファッションブログへ
にほんブログ村