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広島で60年余りの歴史をもった老舗ユニフォーム専門店。
1,000アイテム以上の品揃えと、圧倒的な提案力で、貴社のイメージアップをお手伝いします。

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2018/06/06

メールについて

コンピューターの世界は非常に奥が深く、
わからないことがいっぱいです。
本日もサイトのプログラムを触っていると、
急にサイトにアクセスできなくなる始末。。。
なんとか自力で復帰しましたが、
もしかしたら、驚かれたお客様もいらっしゃったかもしれません。。。

さて、今回はメールの使い方について。
ビジネスのメールとプライベートのメールは少し使い方が違います。
文章については、手紙の書き方とおなじなのですが、
デジタルならではの注意点があります。



★メールは宛名(〇〇様)を書くこと。
当たり前のようですが、メーラー(メールソフト)によっては一番↑に宛名が自動で生成されるものがあり、
「え?書かなくてもわかるでしょ?」と思ってしまう場合があります。
メーラーによって見え方が違うため、宛名は書いた方が無難です。

★アドレス帳の登録は丁寧に。
実はアドレス帳に登録した名前は相手に見えます。
変な名前にしていると、それで気を悪くされる可能性もあります。
可能であれば、敬称までつけておくと間違いはないです。

★件名で何の話か分かるように書きましょう。
履歴をたどったり、検索をするときにはメールの件名を見て探すことになります。
そのため、どんな内容が書かれているかわかるようなメールタイトルをつける必要があります。
「おとといの件」とか、「〇〇(名前)です」のようなメールだと、
開いて中を確認しなければならなくなります。

★2M以上のファイルは添付しない!
高速インターネットの時代ですが、いまだに大きな添付ファイルをつけると届かない場合があります。
物理的に渡すか、ストレージサービスを使って渡すのがよいです。

★「CC」「BCC」を活用する。
メールの宛先欄には、「宛先」「CC」「BCC」があります。
「宛先」 : メールを読んでほしいメインの人
「CC」 : 「カーボンコピー」の略。メールを送ったことを知っておいて欲しい人
「BCC」 : 「ブラインドカーボンコピー」の略。メールを送ったことを知っておいてほしいけれど、そのことを宛先の人には知られたくない人
お客様とのやり取りは自分以外の人にも知っておいてもらい、リスクを減らす方がよいです。
また、だれかれと「宛先」に入れないことも重要です。

★誤字、脱字、宛先間違いに注意!
変換ミス、読み返した際に修正した箇所の消し忘れなど、
カンタンに文章が打てる分、間違いやすくなります。
また、友達に送るメールにある人の悪口を書いていたら、
間違ってその人を宛先にして送ってしまった、という話を非常によく聞きます。
宛先をしっかりと確認するのは勿論、悪口をメールで送るのはやめましょう(^-^;


LINEなどのSNSもありますが、
ビジネスツールとしてメールは必要不可欠です。
しっかりと使いこなせるようになりましょう!!


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