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2018/06/13

WordとExcelの使い分け方

ブログ書くのは大変です(^-^;
意味のあることを書こうと思うと、どうしてもネタ切れになりがち。
制服屋ですが、いろんな仕事の方に当該Webサイトを見ていただければと思う次第です。

さて、社会人になって多くの人が使う事となるのが、
Microsoft Office、その中でもWordとExcelは非常によく使います。
しかし、意外とすべてをExcelでこなしていたりする方もいるので、
WordとExcelの使い分け方について解説します。

★【Word】は文書作成ソフト 【Excel】は表計算ソフト
使い分けのポイントは3点
・文書の文言自体を修正することがあるか
・決まった書式で出力する必要はあるか
・計算を伴うか


<文書自体を修正することがある場合>
例えば小説を書く場合などはWordの方が向いています。
Word入力
まぁ、普通ですね。
同じ文章をExcelで作ってみると、
Excel
あら、特段問題はなさそうです。
セル(入力スペースのこと)の幅を調整して、一行で表示されるようにしましたが、
むしろ整理されて良いのではないでしょうか。
Excel2
あ、手があたって消えてしまった!!
セルの上から文字を打つと、書き換えとなってしまいます。
Excelで文章を書きかえるためには、「セルをアクティブ」にするという手間が加わります。
文章自体をじっくり考えるような場合はExcelよりWordの方が編集の手間が少ないことになります。

<決まった書式で印刷する場合>
Wordは用紙設定ありきで文章を作成します。
そのため、作成中は出来上がりイメージを考えながら文章を作成します。

Excelは出来上がったデータに紙のサイズを合わせるので、文字の大きさがマチマチになったりします。
また、変なところで改行したり、一部が別の紙に印刷されたり、
セルの大きさを変えると埋め込んだ画像の縦横比もかわったり、
データを入れると色々レイアウトが変わるので一定になりません。
一覧表のようなデータをデータとして出す場合は有効ですが、
印刷することを前提とした場合はWordの方がまとまりやすいです


<計算を伴う場合はExcel>
見積り書のように計算を伴うものはExcelの方が向いています。
手計算でWord書面に入れ込むというやり方もありますが、
書面の中で計算式を組んだ方がミスが少なくなると考えます。
計算式を伴う書類は、それぞれの数字が重要で、
それぞれの数字から過程、結果が読み取れることに重きを置かれます。
なので、多少書式が崩れていても文句を言われることは少ないかと思います(^-^;


とはいえ、会社の規定フォーマットがすべてExcelで作られていたりすることも
よくある事で、使い方によってはなんとでもなるは間違いありません。
慣れてきたら、使い分けを意識しながら書類を作成してみてはと思います。


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