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2018/07/12

ファイル管理の仕方


さて、ファイルはフォルダに分けてきちんと管理しましょう!
管理に際して、ファイルとフォルダの基本的な画面上での動き方をおさらい。

・エクスプローラーでは最初にフォルダが並び、その後ろにファイルが並びます。
 (並び替えたら逆になります。)
・並び替えは「ファイル名」「更新日時」「ファイルの種類」あたりで並び替える事が多くなります。

エクスプローラー

◆ファイル名の命名ルール

・ファイル名は一目で内容がわかるようにする。
・フォルダは分類。
・ファイル名の先頭に日付をいれて順番に並ぶようにする
・拡張子(「.jpg」のようなやつ)の前にバージョンナンバーを振っておく
・処理が済んだものは処理済みフォルダに移動させる

以上5つを細かく説明いたします。


◆ファイル名は一目で内容がわかるようにする。
当たり前のことですが、ファイル名を見て内容がある程度想像できなければ、
全部のファイルを開ける羽目になります。
「book1.xlsx」という、Excelで新規作成すると標準でつけられる名前のファイルばかりになると、
もはや何が何だかわかりません。
「他の人が見たときにもわかりやすい名前をつける」ことを心掛けましょう。

◆フォルダは分類
特定の内容をひとくくりとしてフォルダにまとめていくと便利です。
見積り>A社>7月15日提出.xlsx
この場合はファイル名だけでは内容は分かりにくいですが、
「見積りフォルダ内のA社フォルダ内の見積もりだから、A社に提出した見積もりだろう」
という事は多くの人が理解できるはずです。
コンピューター内の検索を掛けることを考えると、
それでもファイル名は内容がわかるように、
「7月15日A社見積もりxlsx」のように命名する方がよいかもしれません。
また、フォルダの階層があまり深くなると探し出すのが煩雑になるので、
ほどほどに探しやすい範囲で分類するようにした方がよいです。

◆ファイル名の先頭に日付をいれて順番に並ぶようにする
「180705A社お見積り.xlsx」というファイル名をつけることで、
自然と日付順にファイルが並びます。
日付は資料の提出日、作成日、使用日のいずれかになるかと思います。
例えば、「7月29日にプレゼンがある」資料の場合、
「180729A社プレゼン.pptx」というようなファイル名をつけるとファイルが管理しやすくなります。

◆拡張子(「.jpg」のようなやつ)の前にバージョンナンバーを振っておく
「180729プレゼンver1.pptx」というようなファイル名をつけます。
プレゼンテーション資料は事前に作成されるとは思いますが、
チェックをしてもらった際に修正になる事があります。
ファイル名をそのままにしておいても良いのですが、
修正したかどうかわからなくならないように「ver」をつけて修正します。
特に、配布してみてもらう時などは、
同じファイルを見ているかどうかはこの「ver」をつけておいた方が確認しやすいです。


◆処理が済んだものは処理済みフォルダに移動させる
提出が終ったり、プレゼンテーションが終った資料は「処理済みフォルダ」に入れましょう。
近年、記憶装置が大容量化しているので、よほどの事がない限り、資料で記憶容量がいっぱいになる事はありません。
写真や動画、音声などはさすがに容量が大きいのでそうしたものは注意が必要です。
作業している資料が置いてあるフォルダ階層に「処理済みフォルダ」を置いておくことで、
アクティブ(=作業中)の資料だけが残るようになります。

とはいえ、不要な資料はゴミ箱に捨ててしまった方が重要な資料を見つけるのは容易となります。
「今後使える資料か」という見極めは非常に難しいですが、
使い処のない資料は削除してしまった方が良いです。

ファイル名の規則付けは意外と盲点の様に思います。
こうしたルールを徹底する事で、自分以外の人が見てもどこに何があるかわかるようになります。



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