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2018/06/22

Excelの使い方 ~その1~

社会人として、PCスキルは必須!
というのももはや過去の話。
「アプリケーション」が「ソフト」、そして「アプリ」と呼ばれるようになり、
仕事環境にあわせたアプリを誰かが作成し、
簡単操作で出来てしまので、かつてほどのスキルは必要なくなったように思います。

今回はExcelについて(その1)
基礎の基礎から懇切丁寧な解説は専門のサイトにお任せするとして、
実務でよく使うテクニックについてご紹介します。

★エクセルの考え方
エクセルを使う際には計算プロセスがわかるようにすることが重要です。

 excelの考え方1
セルの中で〔=1*1〕 みたいにすれば、結果だけを表示できますが、
あえて過程を表示しておくことで、ミスをチェックしやすくなります。

また、1つの数字を変えることによって、
複数の答えを変えることが出来ます。
計算が複雑になるほど、セルの中に収めるのは面倒になりますので、
チェックができる必要があります。



★【 F2 】キー
Excelを使う上でこれを知ると知らないとでは雲泥の差なのが、【 F2 】キーです。
全てのファンクションキーの中で唯一叩かれ過ぎてテカテカしているキーです。
Excelではセルを選択した後、文字を入力すると上書きされてしまいます。
再登場
そこで、セルの選択後に【 F2 】キーを押すことで、
現在入力されている文字、式の続きを書き込むことが出来ます。
(セルをアクティブにする、と言います)
マウスでダブルクリックするのと同じ効果ですが、
うっかりエンターを押してしまった時などでも、
いちいちマウスに持ち帰る手間が減るので、作業の効率化が図れます。

★範囲選択とステータスバー
範囲を選択すると下のステータスバーに自動で「合計」や「データの個数」
やらが計算されます。
ちょっとした計算、カウントには非常に便利です。



★飛び石選択
ちょっと離れた場所も一発で色を変えたいときなどには、
【Ctrl】を押しながらクリックすると、複数のセルを選ぶことが出来ます。
飛び石選択



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2018/06/13

WordとExcelの使い分け方

ブログ書くのは大変です(^-^;
意味のあることを書こうと思うと、どうしてもネタ切れになりがち。
制服屋ですが、いろんな仕事の方に当該Webサイトを見ていただければと思う次第です。

さて、社会人になって多くの人が使う事となるのが、
Microsoft Office、その中でもWordとExcelは非常によく使います。
しかし、意外とすべてをExcelでこなしていたりする方もいるので、
WordとExcelの使い分け方について解説します。

★【Word】は文書作成ソフト 【Excel】は表計算ソフト
使い分けのポイントは3点
・文書の文言自体を修正することがあるか
・決まった書式で出力する必要はあるか
・計算を伴うか


<文書自体を修正することがある場合>
例えば小説を書く場合などはWordの方が向いています。
Word入力
まぁ、普通ですね。
同じ文章をExcelで作ってみると、
Excel
あら、特段問題はなさそうです。
セル(入力スペースのこと)の幅を調整して、一行で表示されるようにしましたが、
むしろ整理されて良いのではないでしょうか。
Excel2
あ、手があたって消えてしまった!!
セルの上から文字を打つと、書き換えとなってしまいます。
Excelで文章を書きかえるためには、「セルをアクティブ」にするという手間が加わります。
文章自体をじっくり考えるような場合はExcelよりWordの方が編集の手間が少ないことになります。

<決まった書式で印刷する場合>
Wordは用紙設定ありきで文章を作成します。
そのため、作成中は出来上がりイメージを考えながら文章を作成します。

Excelは出来上がったデータに紙のサイズを合わせるので、文字の大きさがマチマチになったりします。
また、変なところで改行したり、一部が別の紙に印刷されたり、
セルの大きさを変えると埋め込んだ画像の縦横比もかわったり、
データを入れると色々レイアウトが変わるので一定になりません。
一覧表のようなデータをデータとして出す場合は有効ですが、
印刷することを前提とした場合はWordの方がまとまりやすいです


<計算を伴う場合はExcel>
見積り書のように計算を伴うものはExcelの方が向いています。
手計算でWord書面に入れ込むというやり方もありますが、
書面の中で計算式を組んだ方がミスが少なくなると考えます。
計算式を伴う書類は、それぞれの数字が重要で、
それぞれの数字から過程、結果が読み取れることに重きを置かれます。
なので、多少書式が崩れていても文句を言われることは少ないかと思います(^-^;


とはいえ、会社の規定フォーマットがすべてExcelで作られていたりすることも
よくある事で、使い方によってはなんとでもなるは間違いありません。
慣れてきたら、使い分けを意識しながら書類を作成してみてはと思います。


社会人の身だしなみ
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2018/06/06

メールについて

コンピューターの世界は非常に奥が深く、
わからないことがいっぱいです。
本日もサイトのプログラムを触っていると、
急にサイトにアクセスできなくなる始末。。。
なんとか自力で復帰しましたが、
もしかしたら、驚かれたお客様もいらっしゃったかもしれません。。。

さて、今回はメールの使い方について。
ビジネスのメールとプライベートのメールは少し使い方が違います。
文章については、手紙の書き方とおなじなのですが、
デジタルならではの注意点があります。



★メールは宛名(〇〇様)を書くこと。
当たり前のようですが、メーラー(メールソフト)によっては一番↑に宛名が自動で生成されるものがあり、
「え?書かなくてもわかるでしょ?」と思ってしまう場合があります。
メーラーによって見え方が違うため、宛名は書いた方が無難です。

★アドレス帳の登録は丁寧に。
実はアドレス帳に登録した名前は相手に見えます。
変な名前にしていると、それで気を悪くされる可能性もあります。
可能であれば、敬称までつけておくと間違いはないです。

★件名で何の話か分かるように書きましょう。
履歴をたどったり、検索をするときにはメールの件名を見て探すことになります。
そのため、どんな内容が書かれているかわかるようなメールタイトルをつける必要があります。
「おとといの件」とか、「〇〇(名前)です」のようなメールだと、
開いて中を確認しなければならなくなります。

★2M以上のファイルは添付しない!
高速インターネットの時代ですが、いまだに大きな添付ファイルをつけると届かない場合があります。
物理的に渡すか、ストレージサービスを使って渡すのがよいです。

★「CC」「BCC」を活用する。
メールの宛先欄には、「宛先」「CC」「BCC」があります。
「宛先」 : メールを読んでほしいメインの人
「CC」 : 「カーボンコピー」の略。メールを送ったことを知っておいて欲しい人
「BCC」 : 「ブラインドカーボンコピー」の略。メールを送ったことを知っておいてほしいけれど、そのことを宛先の人には知られたくない人
お客様とのやり取りは自分以外の人にも知っておいてもらい、リスクを減らす方がよいです。
また、だれかれと「宛先」に入れないことも重要です。

★誤字、脱字、宛先間違いに注意!
変換ミス、読み返した際に修正した箇所の消し忘れなど、
カンタンに文章が打てる分、間違いやすくなります。
また、友達に送るメールにある人の悪口を書いていたら、
間違ってその人を宛先にして送ってしまった、という話を非常によく聞きます。
宛先をしっかりと確認するのは勿論、悪口をメールで送るのはやめましょう(^-^;


LINEなどのSNSもありますが、
ビジネスツールとしてメールは必要不可欠です。
しっかりと使いこなせるようになりましょう!!


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2018/05/30

極力マウスを使わない

iPad登場以降、タブレットPCが身近なものとなり、
パソコンと向き合う人も時間も少なくなったんのではないかと思います。
経験上、たいていの事はタブレットでも問題が無いのですが、
文書作成にはやはりパソコンが必要になります。
タブレットだとレイアウトが崩れることがあるので、
万全を期するならPCで文書作成ソフトを使う方がミスがありません。


パソコンの作業効率を上げる方法として、
「 極力マウスを使わない 」ことをおすすめします。

★キーボードからマウスに持ち帰るのに若干のタイムロスがある。
 微々たるものではありますが、頻度が増えると数分、数十分のロスとなります(^-^;

★ショートカットを覚えると余計なクリックが不要になる。
 マウスの右クリックでプルダウンを開いて、マウスでコピーを選択・・・
 これも、左クリックでファイル選択>「Ctl」+「C」でできます。
 
★だいたいのプログラムはキーボードで操作できるようにつくられている。
 なぜかと言われると、そういうものだからです(^-^;
 もともとPCは「コマンド(命令)」で動くものなので、キーボードとは切っても切り離せないのです。

【キーボード操作でよく使うキー】(Windowsの方)

・【ALT】(おると)
 語源は「Alternate」。 「代わりの」といった意味。
 作業から、上に並んでいる「ファイル」とかに切り替えるのに使用します。



・【Ctrl】(こんとろーる)
 語源は「Control」。主に他のキーと組わせてショートカットとして使います。
 代表的な汎用ショートカット
 【Ctrl】+【A】 : 全選択(All の【A】)
 【Ctrl】+【C】 : 選択か所のコピー(Copy の【C】)
 【Ctrl】+【F】 : 検索(Find の【F】)
 【Ctrl】+【N】 : 新規作成(New の【N】)
 【Ctrl】+【O】 : ファイルを開く(Open の【O】)
 【Ctrl】+【P】 : 印刷(Print の【P】)
 【Ctrl】+【S】 : 保存・上書き保存(Save の【S】)

 【Ctrl】+【V】 : 貼り付け(Vここに張り付けの【V】)
 【Ctrl】+【X】 : 切り抜き(X切り! の【X】)
 【Ctrl】+【Z】 : 元にもどす(Zパラレル世界を移動! の【Z】)
・・・後半3つは作業の利便性によると思われます。
Windowsの基本的な操作は勿論、多くのソフトで使えるコマンドなので、覚えておくと便利です。

・【Fn】(ふぁんくしょん)
 ノートパソコンやコンパクトなキーボードにあるキーです。
【F1】から【F12】までが【明るさ】や【音量】の調節を兼ねている時、
【PageUp】や【Print Screen】キーが無いキーボードなどにあります。
【Fn】キーにはだいたい色がついており、
【Fn】キーを押すと、キーボードに同じ色でえがかれた記号の動作を実行できます。


これで作業効率が少しアップだ!

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2018/05/24

正しいタイピングで効率アップ

事務服拡販のために、仕事に役立つコンテンツを考えてみました。
パソコンが得意なので、
ビジネスでのパソコンの使い方をまとめもかねてつらつらと綴りたいと思います。


~仕事効率化のためにはブラインドタッチを覚えよう!~

書類をつくったり、メールをうったり、
ビジネスではキーボードは必須です!
タブレットなどの仮想キーボードでも文字は打てますが、
打感が無いのでミスもしやすく、
画面が極端に小さくなるので結構不便です。

1分あたりに打てる文字数が50文字と100文字では、
100文字打てた方が断然仕事の効率が良いと言えます。
「ブラインドタッチ」ができれば、手元を見ながらキーを打つより、断然早く文字を打つことができます。
 ・画面の文字を確認しながら打てるので、変換間違いなどが減る。
 ・正しい指使いが前提なので、全ての指が使えるようになる。

しかし、「ブラインドタッチ」ができるようになるには、
ひたすら練習するしかありません(^-^;

★まずはホームポジションを覚える
 すべてのキーボードには、「J]と「F」のキーに突起物のようなものがあります。
 手元を見なくても、この2つのキーは場所がわかるようになっています。
 ここにそれぞれ「人差し指」を置くのが基本(ホームポジション)となります。
ホームポジション
中指が長いけど、だいたいこんな感じ。

★正しい指使いを覚える
 すでに癖がついている方も多いのではないかと思いますが、
 正しい指使いを覚えることがブラインドタッチの最初の一歩です。
 普通の人は小指がなかなか動かないくて苦労するのではないかと思います。
守備範囲
この範囲で指使いができるようになればOK!
上の数字も本来であれば対応する指で叩きますが、
ローマ字打ちなら、ここを覚えていなくても
そこそこな速度で打てるようになるので、大丈夫です。
私はチラ見してます(^-^;

最近はタイピング練習ができるサイトもあるのですね。
外部ですが⇒ https://www.e-typing.ne.jp/


とはいえ、どんなにタイピングが早くても、
文章を考えるのが遅いとあまり意味がありません(^-^;
近年は音声認識技術も進歩しているため、
もしかしたらタイピングは無用な技術となってしまうかもしれません(^-^;
ボケ防止に・・・と思いましたが、
ブラインドタッチが完成すると、特に意識せずに打てるので、
漢字を忘れるだけなんだとか。

意外と周りで「ブラインドタッチ」ができる人は少ないので、
出来ると優越感に浸ることは出来るかと思います。


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