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広島で60年余りの歴史をもった老舗ユニフォーム専門店。
1,000アイテム以上の品揃えと、圧倒的な提案力で、貴社のイメージアップをお手伝いします。

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2018/07/18

災害支援活動の服装について

先日の平成30年7月豪雨にて私たちが営業している広島の広範囲にわたり、甚大な被害を及ぼしています。
当ブログにて少しでも役立つ情報を発信していきたいと思います。

多くの方が災害支援ボランティアに行かれています。
私も矢野地域のボランティアに参加いたしました。
2014年の災害と今回が大きく違うのは、範囲の広さではないかと感じます。
いたるところでボランティア活動が行われていますが、
ボランティアさんも足りない状況の様に感じました。

さて、今回は災害ボランティア活動に際し、
実際に作業するうえで感じたことを書かせていただきます。
広島県の水害ボランティア作業マニュアルはこちら(外部リンク)>>


◆上記マニュアルよりは少し軽装ですが、実務での雑感です。
防災の恰好

・どうしても埃っぽくなります。
・明るすぎると目から疲れがくるので、サングラスはあったほうがよいです。
・万が一を考えるとヘルメットでしょうが、そんなに大がかりな事は少ないかと思います。
・水を触ることもあるので、ふつうの軍手ではダメなようです。
・掌がゴムでコートされた軍手もあります。耐刃、防水、滑り止めなど。
・スコップなどを持参される場合は名前を書いておきましょう。
・靴には踏み抜き防止の鉄板を入れましょう。
・油断しているとすぐ熱中症になります。ほんと、すぐなります。
・自動車や自転車、バイクなどでボランティアセンターにはいかないこと。
・チームで動くため、無理はしないこと。無理をするとみんなに迷惑がかかります。


 

2018/07/12

ファイル管理の仕方


さて、ファイルはフォルダに分けてきちんと管理しましょう!
管理に際して、ファイルとフォルダの基本的な画面上での動き方をおさらい。

・エクスプローラーでは最初にフォルダが並び、その後ろにファイルが並びます。
 (並び替えたら逆になります。)
・並び替えは「ファイル名」「更新日時」「ファイルの種類」あたりで並び替える事が多くなります。

エクスプローラー

◆ファイル名の命名ルール

・ファイル名は一目で内容がわかるようにする。
・フォルダは分類。
・ファイル名の先頭に日付をいれて順番に並ぶようにする
・拡張子(「.jpg」のようなやつ)の前にバージョンナンバーを振っておく
・処理が済んだものは処理済みフォルダに移動させる

以上5つを細かく説明いたします。


◆ファイル名は一目で内容がわかるようにする。
当たり前のことですが、ファイル名を見て内容がある程度想像できなければ、
全部のファイルを開ける羽目になります。
「book1.xlsx」という、Excelで新規作成すると標準でつけられる名前のファイルばかりになると、
もはや何が何だかわかりません。
「他の人が見たときにもわかりやすい名前をつける」ことを心掛けましょう。

◆フォルダは分類
特定の内容をひとくくりとしてフォルダにまとめていくと便利です。
見積り>A社>7月15日提出.xlsx
この場合はファイル名だけでは内容は分かりにくいですが、
「見積りフォルダ内のA社フォルダ内の見積もりだから、A社に提出した見積もりだろう」
という事は多くの人が理解できるはずです。
コンピューター内の検索を掛けることを考えると、
それでもファイル名は内容がわかるように、
「7月15日A社見積もりxlsx」のように命名する方がよいかもしれません。
また、フォルダの階層があまり深くなると探し出すのが煩雑になるので、
ほどほどに探しやすい範囲で分類するようにした方がよいです。

◆ファイル名の先頭に日付をいれて順番に並ぶようにする
「180705A社お見積り.xlsx」というファイル名をつけることで、
自然と日付順にファイルが並びます。
日付は資料の提出日、作成日、使用日のいずれかになるかと思います。
例えば、「7月29日にプレゼンがある」資料の場合、
「180729A社プレゼン.pptx」というようなファイル名をつけるとファイルが管理しやすくなります。

◆拡張子(「.jpg」のようなやつ)の前にバージョンナンバーを振っておく
「180729プレゼンver1.pptx」というようなファイル名をつけます。
プレゼンテーション資料は事前に作成されるとは思いますが、
チェックをしてもらった際に修正になる事があります。
ファイル名をそのままにしておいても良いのですが、
修正したかどうかわからなくならないように「ver」をつけて修正します。
特に、配布してみてもらう時などは、
同じファイルを見ているかどうかはこの「ver」をつけておいた方が確認しやすいです。


◆処理が済んだものは処理済みフォルダに移動させる
提出が終ったり、プレゼンテーションが終った資料は「処理済みフォルダ」に入れましょう。
近年、記憶装置が大容量化しているので、よほどの事がない限り、資料で記憶容量がいっぱいになる事はありません。
写真や動画、音声などはさすがに容量が大きいのでそうしたものは注意が必要です。
作業している資料が置いてあるフォルダ階層に「処理済みフォルダ」を置いておくことで、
アクティブ(=作業中)の資料だけが残るようになります。

とはいえ、不要な資料はゴミ箱に捨ててしまった方が重要な資料を見つけるのは容易となります。
「今後使える資料か」という見極めは非常に難しいですが、
使い処のない資料は削除してしまった方が良いです。

ファイル名の規則付けは意外と盲点の様に思います。
こうしたルールを徹底する事で、自分以外の人が見てもどこに何があるかわかるようになります。



事務服はこちらにあります!
【 事務服@いとや 】はこちら>>








2018/07/05

Excelの使い方~その2~

Windows95が登場して以降、家庭にパソコンが爆発的に普及しました。
それ以来、ハードウエアもソフトウエアも進化を続けています。
近年ではAIスピーカーに代表される音声認識技術も非常に向上しています。
そんなコンピューターの世界、「得意」としている人でもわからないことはいっぱいあります。
そんな時は、「何がわからない」のかを整理し、検索すればたいていの事は解決できたり。
苦手意識を持たないことが一番重要なのです。

今回はExcelで「めんどくせぇ!」と思った時に使える小技をご紹介します。


★フリガナがめんどくさい!

Excelにはフリガナを記憶する機能があります。そのため、同じ漢字でも並び替えると違う場所に行ったりします。
Phonetic関数(=phonetic(【対象のセル】))を使う事で、フリガナをセルに表示する事ができます。
フリガナ

しかし、読み仮名が違う場合もあります。
「やまさき」と「やまざき」みたいな場合とか。
フリガナ修正
こちらからフリガナの編集ができます。
場合によっては関数を入れているところに直接正しい読み方を打ち込んだ方が早いような気もします。



★二つのセルの言葉をくっつけるのがめんどくさい!

名字と名前を分けたのはいいけれど、くっつけないといけない時、ありませんか?
そんな時に大活躍するのが、「&」です。
アンドの使い方
簡単に二つのセルに入っている単語がくっつきました。
同様の働きをするConcatenate関数というものがありますが、
打つ文字数が違いすぎるので、もっぱら「&」をおすすめします。

また、名字と名前の間に人ます入れたいとき、
一律で同じ敬称を付けるときなどには、
ダブルクォーテーション(”)で囲うことで、固定の文字列を追加する事もできます。
ダブルクォート



エクセルの関数は459種類ほどあると言われています。
その中からよく使う20個くらいの関数を覚えれば、
組み合わせで色々な事が出来るようになります。
まずは、「これめんどくさい!」と思う事から、
関数で処理をできないか調べるのが良いと思います。


さぁ、お仕事しましょう!
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